ZAPYTANIE OFERTOWE nr 6

23 października 2013

Fundacja Ekspert – Kujawy w Inowrocławiu, w związku z realizacją projektu „Praktyczne kształcenie nauczycieli zawodów branży hotelarsko – turystycznej” realizowanego w ramach PO KL, Poddziałanie 3.4.3 Upowszechnienie uczenia się przez całe życie – projekty konkursowe…

zaprasza do złożenia oferty dotyczącej zapewnienia wyżywienia i zakwaterowania 
w ramach realizacji praktyki weekendowej i indywidualnej oraz praktyki w okresie ferii zimowych dla województw zachodniopomorskiego, mazowieckiego, dolnośląskiego
i opolskiego dla beneficjentów projektu „Praktyczne kształcenie nauczycieli zawodów
branży hotelarsko – turystycznej” na terenie województwa kujawsko-pomorskiego

I.Opis przedmiotu zamówienia.
Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie usługi sklasyfikowanej wg CPV pod numerem 55270000-3 w zakresie zapewnienia:
1)    całodziennego wyżywienia dla minimum 1 osoby (wydania 10 pełnych posiłków na osobę, w trakcie 5 dwudniowych zjazdów – śniadanie, obiad, kolacja), maksymalnie jednorazowo dla grupy 12 osób (przy czym, w okresie roku szkolnego 2013/2014 będzie możliwość wyżywienia łącznie dla 40 osób), uczestników praktyk zawodowych, zgodnie z poniższymi wymaganiami:
a) zapewnienie posiłków na każdy dzień uczestnictwa w praktykach zawodowych,  
 zgodnie ze wstępnym harmonogramem:
    – dzień pierwszy: śniadanie, obiad, kolacja;
    – dzień drugi: śniadanie, obiad, kolacja;
b) zapewnienie wydawania posiłków w następujących formach:
    – śniadania i kolacje – serwowane do stolika lub w formie bufetu szwedzkiego;
    – obiady – dwudaniowy, serwowany do stolika;
c) godziny podawania posiłków zostaną dostosowane do planu praktyk.

2)    zakwaterowania dla beneficjentów projektu „Praktyczne kształcenie nauczycieli zawodów branży hotelarsko – turystycznej”, w okresie roku szkolnego 2013/2014, zgodnie z poniższymi wymaganiami:
a) zapewnienie 1 noclegu dla minimum 1 osoby, a maksymalnie jednorazowo
dla grupy 12 osób, uczestników praktyk zawodowych (przy czym, w okresie roku szkolnego 2013/2014 będzie możliwość zakwaterowania łącznie dla 40 osób)
w terminach ustalonych przez Zleceniodawcę (szczegółowy harmonogram zostanie ustalony po wyborze Wykonawcy);
b)  zapewnienie noclegów w pokojach dwuosobowych z łazienką;
c)  zapewnienie możliwości zakwaterowania w dniu przyjazdu od godziny 6:00
oraz wymeldowania w dniu wyjazdu po godzinie 18:00;
d)  w kwocie wykonania usługi muszą zostać uwzględnione wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia (np. opłata klimatyczna, uzdrowiskowa, opłaty
za korzystanie z miejsc parkingowych na terenie obiektu noclegowego itp.).

3)    całodziennego wyżywienia dla minimum 1 osoby (wydania 12 pełnych posiłków
na osobę – śniadanie, obiad, kolacja), maksymalnie jednorazowo dla grupy
12 osób, uczestników praktyk zawodowych w okresie od 17 lutego 2014 roku
do 1 marca 2014 roku (ferie zimowe dla województw dolnośląskiego, mazowieckiego, opolskiego i zachodniopomorskiego), zgodnie z poniższymi wymaganiami:
a) zapewnienie posiłków na każdy dzień uczestnictwa w praktykach zawodowych, zgodnie ze wstępnym harmonogramem :
    – dzień pierwszy: kolacja;
    – dzień drugi do dwunastego: śniadanie, obiad, kolacja;
    – dzień trzynasty: śniadanie, obiad.
b) zapewnienie wydawania posiłków w następujących formach:
    – śniadania i kolacje – serwowane do stolika lub w formie bufetu szwedzkiego;
    – obiady – dwudaniowy, serwowany do stolika.
c) godziny podawania posiłków zostaną dostosowane do planu praktyk.

4)    zakwaterowania dla beneficjentów projektu „Praktyczne kształcenie nauczycieli zawodów branży hotelarsko – turystycznej”, w okresie od 17 lutego 2014 roku
do 1 marca 2014 roku (ferie zimowe dla województw dolnośląskiego, mazowieckiego, opolskiego i zachodniopomorskiego), zgodnie z poniższymi wymaganiami:
a)    zapewnienie 12 noclegów dla minimum 1 osoby, a maksymalnie jednorazowo
dla grupy 12 osób, uczestników praktyk zawodowych w terminie ustalonym przez Zleceniodawcę, tj. od 17.02.2014 do 01.03.2014;
b)    zapewnienie noclegów w pokojach dwuosobowych z łazienką;
c)    zapewnienie możliwości zakwaterowania pierwszego dnia pobytu od godziny 16:00 oraz wymeldowania ostatniego dnia pobytu do godziny 16:00;
d)    w kwocie wykonania usługi muszą zostać uwzględnione wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia (np. opłata klimatyczna, uzdrowiskowa, opłaty
za korzystanie z miejsc parkingowych na terenie obiektu noclegowego, itp.).
 
II.    Opis sposobu przygotowania oferty.
Oferta powinna zawierać:
a)    Formularz ofertowy (wzór: załącznik nr 1 do zapytania ofertowego)
b)    Propozycję cenowo – organizacyjną przedmiotu zapytania zawierającą:
– nazwę i adres Oferenta;
      – lokalizację realizacji przedmiotu zapytania;
– cenę jednostkową za dzienne wyżywienie na osobę (śniadanie, obiad, kolacja);
– plan wyżywienia na każdy dzień pobytu zgodnie ze wstępnym harmonogramem,
o jakim mowa w pkt. 1a i 3a).
– cenę jednostkową brutto za 1 nocleg;
– opis standardu oferowanych pokoi;
c)    Oświadczenie oferenta, że spełnia następujące warunki udziału w postępowaniu (wzór: załącznik nr 2 do zapytania ofertowego):
– posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania zamówienia oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymido wykonania usługi;
– znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia i nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne;
– nie występują powiązania kapitałowe lub osobowe między Zleceniodawcą a oferentem;
      d) kopię dokumentu poświadczającego przedmiot działalności, związany z przedmiotem
  zapytania.

Oferta powinna być opatrzona pieczęciami, mieć datę sporządzenia i podpis Oferenta (upoważnionego przedstawiciela Oferenta). Na kopercie należy umieścić dopisek: Oferta na Zapytanie ofertowe, dotyczące zapewnienia wyżywienia i zakwaterowania w ramach projektu „Praktyczne kształcenie nauczycieli zawodów branży hotelarsko – turystycznej”. 

Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków określonych w zapytaniu na podstawie złożonych ofert i zapisów w nich zawartych zgodnych ze stawianymi warunkami. Oferty posiadające uchybienia formalne lub oferty złożone po terminie, zostaną odrzucone.
O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani pisemnie, faksem
lub drogą mailową.

III.    Kryteria oceny ofert:
Według przyjętego kryterium oceny, na atrakcyjność oferty będzie wpływała, odpowiednio:
•    cena – 60 pkt.;
•    plan wyżywienia – 20 pkt.;
•    standard zakwaterowania – 20 pkt.
Maksymalna liczba punktów: 100
Oferta najkorzystniejsza to oferta przedstawiająca najkorzystniejszy bilans ceny oferty i niżej wymienionych kryteriów:
S = Co + Pw + Sz
S  – całkowita liczba punktów przyznana ofercie
Co – liczba punktów przyznana za kryterium „cena oferty”
Pw – liczba punktów przyznana w kryterium „plan wyżywienia”
Sz – liczba punktów przyznana za kryterium „standard zakwaterowania”

W trakcie oceny ofert, kolejno ocenianym ofertom zostaną przyznane punkty według następującego wzoru:

1. Cena oferty (Co) ogółem – max 60 pkt,

          cena oferty najniższej
Co = ——————————– x 60 pkt x100%
            cena oferty badanej

Uzyskana z wyliczenia ilość punktów zostanie ostatecznie ustalona z dokładnością
do drugiego miejsca po przecinku.

2. Ocena planu wyżywienia – max 20 pkt.
Ocena planu wyżywienia (Pw) – zostanie dokonana na podstawie złożonego opisu oferowanego planu wyżywienia z uwzględnieniem zakresu przedmiotu zapytania w skali 
0-20 pkt.
Pw =  liczba punktów uzyskanych przez badaną ofertę (max. 20 pkt)  x  100%

3. Ocena standardu zakwaterowania – max 20 pkt
Ocena standardu zakwaterowania (Sz) – zostanie dokonana na podstawie złożonego opisu oferowanego standardu zakwaterowania z uwzględnieniem zakresu przedmiotu zapytania
w skali  0-20 pkt.
Sz =  liczba punktów uzyskanych przez badaną ofertę (max. 20 pkt)  x  100%

IV.    Miejsce i termin składania ofert.
Oferty należy składać w nieprzekraczalnym terminie do 12 listopada 2013 roku do godziny 16:00 (decyduje data wpływu do siedziby Fundacji).
Oferty mogą być dostarczone listownie, faxem, pocztą elektroniczną bądź osobiście.
Wraz z ofertą prosimy o załączenie wymaganych dokumentów. Oferty niepełne – posiadające braki formalne, skutkują odrzuceniem bez możliwości odwołania. W przypadku, gdy najkorzystniejsza oferta przekracza cenowo możliwości budżetu założonego w projekcie, Zleceniodawca zakłada negocjacje z oferentem/ami.

ZAŁĄCZNIK 1
ZAŁĄCZNIK 2