Regulamin uczestnictwa w projekcie
1 września 2010
REGULAMIN UCZESTNICTWA W PROJEKCIE
„Kujawsko – Pałucki Inkubator Organizacji Pozarządowych”
Informacje ogólne o projekcie
2. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego – Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet V „Dobre Rządzenie”, Działanie 5.4 „Rozwój potencjału trzeciego sektora”, Poddziałanie 5.4.2 „Rozwój dialogu obywatelskiego”.
3. Głównym celem projektu jest wykorzystanie znaczącego potencjału 40 organizacji pozarządowych Kujaw i Pałuk dla realizacji ich celów statutowych w sferze zadań publicznych. Projekt realizowany jest w okresie od 1 września 2010 roku do 31 grudnia 2011 roku.
4. Biuro projektu mieści się pod adresem: ul. Dworcowa 65, 88 – 100 Inowrocław, tel./fax: (52) 357 62 15
5. Regulamin uczestnictwa w projekcie, zwany dalej regulaminem zawiera:
- informacje ogólne o projekcie;
- zasady organizacji warsztatów, szkoleń, doradztwa zawodowego oraz pośrednictwa pracy;
- kryteria uczestnictwa w projekcie;
- zasady rekrutacji;
- zasady ukończenia i rezygnacji z udziału w projekcie;
- procedury określające zwrot kosztów dojazdu na szkolenia (Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu);
6. Ogólny nadzór nad realizacją projektu, a także rozstrzyganie spraw, które nie są uregulowane niniejszym regulaminem należy do Kierownika projektu w porozumieniu z Sekretarzem projektu, Specjalistą ds. rozliczeń finansowych oraz Zarządem Fundacji.
Zasady organizacji szkoleń oraz doradztwa zawodowego i prawnego
- Szkolenia z zakresu Zarządzania NGO dla 24 osób (40 godzin, 2 grupy 12 osobowe);
- Blok umiejętnościowo – psychologiczny dla 24 osób (10 godzin, 2 grupy 12 osobowe);
- Warsztaty tworzenia projektów (teoria) dla 16 osób (20 godzin dla 2 grup 8 – osobowych);
- Warsztaty tworzenia projektów (praktyka) dla 16 osób (20 godzin dla 4 grup 4 osobowych);
- Tworzenie stron WWW dla 1 grupy 8 osobowej;
- Stworzenie Centrum danych NGO Kujaw i Pałuk;
- Szkolenie w zakresie współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi w wymiarze 10 godzin;
- Szkolenie w zakresie budowania partnerstwa lokalnego w wymiarze 10 godzin;
- Indywidualne wsparcie informacyjne i doradcze
- Stworzenie mobilnych ośrodków wspierania organizacji pozarządowych na terenie powiatów objętych wsparciem.
2. Warsztaty i szkolenia odbywają się od poniedziałku do niedzieli w godzinach pomiędzy 8:00, a 20:00.
3. Udział w projekcie jest dla beneficjentów bezpłatny.
4. Każdy uczestnik projektu otrzyma bezpłatnie pakiet materiałów szkoleniowych oraz poczęstunek w trakcie zajęć.
5. Spośród Lderów projektu wybranych zostanie 6 osób, które będą pełniły odpłatne dyżury konsultacyjne na terenie każdego z powiatów objętego projektem.
6. Uczestnik, którego miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością odbywania się zajęć, ma prawo ubiegać się o zwrot kosztów dojazdu – zasady wypłacania zwrotu kosztów odjazdu regulują odrębne zasady.
7. W trakcie uczestnictwa w projekcie uczestnik jest zobowiązany do wzięcia udziału w ankietach ewaluacyjnych przeprowadzanych przez personel projektu.
8. Szkolenia i doradztwo odbywają się na terenie powiatów inowrocławskiego, mogileńskiego, żnińskiego, nakielskiego, aleksandrowskiego radziejowskiego, w zależności od ilości chętnych na danym terenie.
9. Każdy uczestnik ma obowiązek:
- regularnego, punktualnego i aktywnego uczestnictwa w szkoleniach;
- każdorazowego potwierdzania obecności na liście obecności;
- wykonywania zadań powierzonych przez trenerów i doradców;
- informowania o planowanych nieobecnościach;
- informowania z odpowiednim wyprzedzeniem o zamiarze rezygnacji z projektu.
Kryteria uczestnictwa w projekcie
2. Uczestnik ponosi odpowiedzialność karną określoną w art. 286 kodeksu karnego za umyślne podanie nieprawdziwych informacji w dokumentach składanych na potrzeby projektu.
Zasady rekrutacji
2. Rekrutacja prowadzona będzie dwubiegunowo:
a) Przy naborze kandydatów na Liderów uwzględniane będą następujące kryteria preferencji:
- Posiadanie zaświadczenia o pełnieniu funkcji wolontariusza w NGO;
- Posiadanie rekomendacji udzielonej przez NGO, w przypadku pracownika organizacji;
- Poziom i kierunek wykształcenia;
- Motywacja do działania.
b) 72 przedstawicieli organizacji pozarządowych wyłonionych zostanie do udziału w szkoleniach na zasadzie kolejności zgłoszeń kandydatów do wsparcia uwzględniane będą następujące kryteria preferencji.
3. Pierwszym etapem rekrutacji jest zgłoszenie telefoniczne, mailowe, bądź osobiste. Dalsze etapy rekrutacji będą prowadzone wśród kandydatów, którzy według pozyskanych informacji, spełniają warunki uczestnictwa w projekcie.
4. Dalsze etapy rekrutacji obejmują:
a) kontakt osobisty lub telefoniczny opiekuna projektu z kandydatem w celu omówienia indywidualnej sytuacji zawodowej i społecznej kandydata oraz poinformowanie go o zaplanowanym rozpoczęciu jego ścieżki w projekcie.
b) złożenie i podpisanie w terminie ustalonym z opiekunem projektu wymaganych dokumentów (najczęściej jest to pierwszy dzień zajęć w ramach ścieżki w projekcie):
- deklaracji uczestnictwa w projekcie;
- zakresu danych osobowych;
- oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych;
- oświadczenia o kwalifikowalności do udziału w projekcie;
- innych oświadczeń, jeśli są konieczne ze względu na szczególną sytuację zawodową lub społeczną uczestnika.
5. Nie złożenie przez kandydata wymaganych dokumentów w terminie ustalonym z opiekunem jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału w projekcie.
6. W przypadku zainteresowania udziałem w projekcie, przekraczającego złożenia projektowe, stworzona zostanie lista rezerwowa. W przypadku rezygnacji uczestnika przed rozpoczęciem wsparcia lub nie złożenia wymaganych dokumentów w terminie na jego miejsce wpisana zostanie osoba z listy rezerwowej.
Zasady ukończenia oraz rezygnacji z udziału w projekcie
2. W przypadku, gdy liczba nieobecności na zajęciach przekracza 20% uczestnik jest zobowiązany do samodzielnego zapoznania się ze zrealizowanym w trakcie jego nieobecności materiałem i zaliczenia tego materiału u trenerów i na warunkach przez nich określonych.
3. Rezygnacja z udziału w projekcie w trakcie otrzymywania wsparcia jest możliwa tylko w przypadku wystąpienia ważnych okoliczności, które uniemożliwiają uczestnikowi dalszy udział w projekcie.
4. Rezygnacja z udziału w projekcie powinna mieć formę pisemnego oświadczenia i zawierać powód rezygnacji. W przypadku niemożności dostarczenia pisemnej rezygnacji, składana ona jest telefonicznie, na podstawie czego, kierownik projektu sporządza stosowną informację.
Postanowienia końcowe
1. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 1 września 2010 roku.
2. Fundacja zastrzega sobie prawo zmiany regulaminu w sytuacji zmiany wytycznych, warunków realizacji projektu lub dokumentów programowych.
3. Wszelkie zmiany niniejszego regulaminu wymagają formy pisemnej.
4. Regulamin obowiązuje w całym okresie realizacji projektu.
Załączniki:
Załącznik 1: Procedury określające zwrot kosztów dojazdu na zajęcia
/ZWROT KOSZTÓW DOJAZDU OTRZYMUJĄ BENEFICJENCI DOJEŻDŻAJĄCY NA ZAJĘCIA ODBYWAJĄCE SIĘ POZA MIEJSCEM ZAMIESZKANIA/
1. Jeżeli beneficjent będzie ubiegał się o zwrot kosztów dojazdu na zajęcia musi otrzymać od opiekuna projektu, następujące dokumenty:
- DOJAZD NA SZKOLENIE WŁASNYM ŚRODKIEM TRANSPORTU:
o Wniosek o zwrot kosztów dojazdu – dokument ten otrzymuje i wypełnia beneficjent, czym potwierdza chęć otrzymywania zwrotu kosztów dojazdu.
o Informacja o cenie biletu – dokument ten otrzymuje beneficjent szkolenia, po czym udaje się do przewoźnika, który świadczy usługi transportu publicznego na trasie z miejsca zamieszkania (bądź z najbliższej miejscowości, w której znajduje się przystanek komunikacji publicznej, jeżeli w miejscu zamieszkania nie ma takowego przystanku) do miejsca szkolenia. Na dokument przewoźnik powinien nanieść ilość kilometrów na obsługiwanej trasie oraz kwotę biletu normalnego (nie uwzględniającego żadnych zwyżek i zniżek) wraz z pieczątką i podpisem.
W przypadku, gdy dojazd na zajęcia odbywa się z przesiadkami, należy przygotować powyższy dokument na każdą trasę oddzielnie.
W przypadku, gdy w miejscu zamieszkania nie ma żadnego przystanku komunikacji publicznej, uczestnik powinien napisać własnoręczne oświadczenie o przykładowej treści: „Oświadczam, że w miejscu mojego zamieszkania, tj. ……, nie znajduje się żaden przystanek komunikacji publicznej. Najbliższy przystanek znajduje się w miejscowości … …. Trasę z miejsca zamieszkania do miejscowości … … pokonuję we własnym zakresie” ;
o Oświadczenie o dojeżdżaniu własnym samochodem – dokument ten otrzymuje beneficjent, który jest właścicielem lub współwłaścicielem pojazdu. Dokument ten wypełnia beneficjent.
o Kserokopia dowodu rejestracyjnego samochodu wskazanego w powyższym oświadczeniu, na którym beneficjent widnieje, jako właściciel lub współwłaściciel.
Taki zestaw dokumentów należy złożyć u opiekuna projektu. Tylko beneficjent, który przedłoży powyższy zestaw dokumentów jest uprawniony do otrzymania zwrotu kosztów dojazdu. Zwrot kosztów dokonywany jest w oparciu o listę obecności na zajęciach w pierwszym tygodniu miesiąca za miesiąc poprzedni.
- DOJAZD NA SZKOLENIE UŻYCZONYM ŚRODKIEM TRANSPORTU:
o Wniosek o zwrot kosztów dojazdu – dokument ten otrzymuje i wypełnia beneficjent, czym potwierdza chęć otrzymywania zwrotu kosztów dojazdu.
o Informacja o cenie biletu – dokument ten otrzymuje beneficjent szkolenia, po czym udaje się do przewoźnika, który świadczy usługi transportu publicznego na trasie z miejsca zamieszkania (bądź z najbliższej miejscowości, w której znajduje się przystanek komunikacji publicznej, jeżeli w miejscu zamieszkania nie ma takowego przystanku) do miejsca szkolenia. Na dokument przewoźnik powinien nanieść ilość kilometrów na obsługiwanej trasie oraz kwotę biletu normalnego (nie uwzględniającego żadnych zwyżek i zniżek) wraz z pieczątką i podpisem.
W przypadku, gdy dojazd na zajęcia odbywa się z przesiadkami, należy przygotować powyższy dokument na każdą trasę oddzielnie.
W przypadku, gdy w miejscu zamieszkania nie ma żadnego przystanku komunikacji publicznej, uczestnik powinien napisać własnoręczne oświadczenie o przykładowej treści: „Oświadczam, że w miejscu mojego zamieszkania, tj. ……, nie znajduje się żaden przystanek komunikacji publicznej. Najbliższy przystanek znajduje się w miejscowości … …. Trasę z miejsca zamieszkania do miejscowości … … pokonuję we własnym zakresie.” ;
o Umowa użyczenia samochodu – dokument ten otrzymuje beneficjent, który na czas udziału w projekcie będzie korzystał samodzielnie z pojazdu użyczonego lub będzie dowożony na zajęcia przez osobę użyczającą samochód.
Osobą użyczającą samochód powinna być osoba spokrewniona z beneficjentem, względnie osoba obca (jeżeli beneficjent nie posiada krewnych, którzy mogą świadczyć mu usługę użyczenia samochodu).
Osobą użyczającą powinna być osoba zamieszkująca w tej samej miejscowości co beneficjent lub w miejscowości znajdującej się w bliskiej odległości od miejsca zamieszkania beneficjenta. Dokument ten wypełniają obie strony zawierające umowę.
o Kserokopia dowodu rejestracyjnego samochodu wskazanego, jako przedmiot użyczenia w powyższej umowie.
Taki zestaw dokumentów należy złożyć u opiekuna projektu. Tylko beneficjent, który przedłoży powyższy zestaw dokumentów jest uprawniony do otrzymania zwrotu kosztów dojazdu. Zwrot kosztów dokonywany jest w oparciu o listę obecności na zajęciach w pierwszym tygodniu miesiąc za miesiąc poprzedni.
- DOJAZD NA SZKOLENIE ŚRODKAMI KOMUNIKACJI PUBLICZNEJ
o Beneficjent, który zamierza dojeżdżać na zajęcia korzystając ze środków komunikacji publicznej zobowiązany jest wypełnić i złożyć Wniosek o zwrot kosztów dojazdu, czym potwierdza chęć otrzymywania zwrotu kosztów dojazdu.
o Beneficjent zobowiązany jest przechowywać bilety jednorazowe za każdy przejazd na zajęcia i z powrotem (PKS, PKP, linie podmiejskie), przy czym bilety muszą być czytelne, zawierać pojedynczą usługę transportu (za 1 osobę) na trasie z miejsca zamieszkania (bądź najbliżej znajdującej się miejscowości) do miejsca odbywania się zajęć, zaś godziny wyjazdów muszą być zgodne z godzinami odbywania się zajęć.
Wniosek o zwrot kosztów dojazdu beneficjent przekazuje na początku swojego udziału w projekcie, zaś komplet biletów, opisanych na odwrocie imieniem i nazwiskiem należy przekazać opiekunowi projektu w zaklejonej kopercie po zakończeniu danej formy wsparcia. Zwrot kosztów dokonywany jest w oparciu o listę obecności na zajęciach po zakończeniu udziału w danej formie wsparcia. UWAGA!!! Tylko bilety spełniające powyższe wytyczne będą ulegały rozliczeniu!
2. REZYGNACJA Z OTRZYMYWANIA ZWROTU KOSZTÓW DOJAZDU:
o Beneficjent, który uczestniczy w zajęciach w miejscu swojego zamieszkania nie otrzymuje zwrotu kosztów dojazdu.
o Beneficjent dojeżdżający na zajęcia odbywające się poza miejscem zamieszkania ma prawo odstąpić od korzystania ze zwrotu kosztu dojazdu, co potwierdza poprzez złożenie Oświadczenia o rezygnacji ze zwrotu kosztów przejazdu.
Poddziałanie 5.4.2 „ Rozwój Dialogu obywatelskiego”.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.